Inhalt/Leseproben
Das große Bid-Management-Kompendium ist ein umfassendes Best-Practice-Referenzwerk. Es ist für alle da, die in irgendeiner Form in die Ausarbeitung von Angeboten involviert sind oder ein vitales Interesse daran haben, dass in ihrer Organisation erfolgreiche Angebotsdokumente verfasst werden.
Es ist eine Sammlung von Wissen, Erkenntnissen und Erfahrungen aus unzähligen Angebotsprojekten und Seminaren mit Hunderten von Bid Managern aus den verschiedensten Industrien.
Es ist aber auch ein Resultat des permanenten Dialogs, den der Autor mit zahllosen Vertretern innerhalb des Fachverbandes APMP (Association of Proposal Management Professionals) und mit anderen Fachleuten geführt hat. Das Buch soll einen Beitrag zur Professionalisierung und Standardisierung der Disziplin „Bid Management“ leisten und den vielen Bid- und Proposal-Managern handfeste Hilfe im Alltag leisten.
Leser, die sich auf den APMP-Foundation™ Level vorbereiten, finden sämtliche relevanten Themengebiete des APMP Certification Program Syllabus erklärt. Die Themen des APMP Body of Knowledge, welche als Wissensgrundlage für die Foundation™-Level-Prüfung dienen, sind weitestgehend auch in diesem Buch abgedeckt, detailliert erklärt und mit Beispielen ergänzt. An verschiedenen Stellen weist der Autor spezifisch auf APMP-Definitionen hin, insbesondere dann, wenn sich die APMP-Sichtweise nicht mit seiner eigenen deckt, oder wenn sich der hiesige, europäische Blickwinkel von der amerikanisch geprägten APMP-Sichtweise unterscheidet. Deshalb eignet sich dieses Kompendium hervorragend für die Prüfungsvorbereitung.
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Ziel des Buches: Professionelles Bid Management
Teil I: Die Gestaltung der erfolgreichen Bid-Management-Organisation
1 Die professionelle Bid-Management-Organisation mit flexiblem Rollenmodell
1.1 Die typischen Aufgaben und Rollen im Bid Management
1.1.1 Die Rolle des Proposal Managers oder des Bid Managers
1.1.2 Die Rolle des Vertriebs
1.1.3 Der Rolle des Bid oder Proposal Supports (Bid- oder Proposal-Support-Office)
1.1.4 Die Rolle des Opportunity Boards
1.1.5 Die Rolle des Projektleiters (Project Manager)
1.1.6 Die Rolle des Fachspezialisten (Subject Matter Expert, SME)
1.1.7 Die Rolle des Pricing Managers
1.1.8 Die Rolle des Vertragsmanagers (Contract Manager)
1.1.9 Die Rolle der Qualitätssicherung (QS)
1.1.10 Die Rolle des Compliance Managers
1.1.11 Die Rolle des Finanzmanagers (Finance Manager)
1.1.12 Weitere mögliche Rollen
1.2 Die organisatorische Ausgestaltung des Bid Managements im Unternehmen
1.2.1 Temporäres oder festes Bid Management?
1.2.2 Die »atmende« Bid-Management-Organisation
1.2.3 Die Verankerung des Bid Managements im Unternehmen
1.2.4 Dezentral aufgestellt, aber zentral geführt
1.2.5 Offshoring oder Nearshoring
1.2.6 Der Einsatz externer Berater oder »Bid Manager on Demand«
2 Entscheidend: ein gut ausgebildetes Bid-Team
2.1 Aus- und Fortbildung für Proposal Manager
2.1.1 Anforderungen an Proposal Manager: »Superman«
2.1.2 Zentrale Aus- und Fortbildungsthemen für Proposal Manager
2.1.3 Leistungsausweis für Proposal Manager: die APMP-Zertifizierung
2.2 Aus- und Fortbildung für die anderen Bid-Team-Mitglieder
3 Ein maßgeschneiderter Prozess
3.1 Mehr als nur die internen Freigabeprozesse
3.2 Professionelle Integration in die Prozesslandschaft des Unternehmens
4 »Wettkampfkultur«
5 Die richtigen Werkzeuge
Teil II: Die Kundenseite systematisch verstehen
1 Vom Bedürfnis bis zum Auftrag: der lange Weg des Entscheidungsprozesses
1.1 Am Anfang steht immer das Bedürfnis
1.2 Vom Bedürfnis zum Bedarf: der Wunsch nach Veränderung erwacht
1.3 Vom Bedarf zur Nachfrage: Jetzt wird’s konkret
1.4 Endlich: der Kaufentscheid
2 Das Buying Center: die Menschen hinter der Auftragsvergabe
2.1 Der Anwender (User)
2.2 Der Fachexperte (Technical Buyer)
2.3 Das Management (Abzeichner, Economic Buyer, Approver)
2.4 Der Einkäufer (Procurement, Purchasing, Sourcing)
2.5 Der externe Berater
2.6 Weitere Rollen
3 Wie Kunden Angebote bewerten
3.1 Der Auswertungsprozess bei Ausschreibungen: jedes Mal anders
3.2 Zentrale Mechanik: Tabellen, Kriterien und Punkte
3.3 Die Auswertungsbrille des Kunden
3.3.1 Grundlage: einfache Lesbarkeit
3.3.2 Erfüllen Sie die Pflicht und die Kür: von Compliance und Responsiveness
Teil III: Das BidMaster-Framework™
1 Die Angebotsvorbereitung: vor dem Eingang der Ausschreibung oder der Angebotsanfrage
1.1 Mit Vorarbeiten wertvolle Zeit gewinnen
1.2 Die vier typischen Bereiche für Vorarbeiten
2 Die Ausschreibung ist eingetroffen: Los geht’s!
3 Die Ausschreibungs- bzw. Anfrageanalyse
3.1 Nehmen Sie das Kernteam in die Pflicht
3.2 Das heilige Dutzend: Analysieren Sie die zwölf Kernpunkte
3.3 Klären Sie die offenen Fragen und nutzen Sie die Fragerunde
4 Die Qualifizierung oder Bid-/No-Bid-Entscheidung
4.1 Nutzen Sie die Sechs Magischen Fragen
4.2 Qualifizierung ist Chefsache: das Opportunity Board
4.3 Wenn Sie nein sagen, sagen Sie es richtig!
5 Angebotsstrategie und -planung
5.1 Ihr Team-Setup: Stellen Sie Ihr gesamtes Bid-Team zusammen
5.2 Definieren Sie die optimale Dokumentstruktur
5.3 Die Angebotsplanung: Planen Sie den Angebotsprozess von hinten her
5.4 Bestimmen Sie den Zielpreis
5.5 Entwickeln Sie die vier Säulen Ihrer Angebotsstrategie
5.6 Entwerfen Sie die Storyline
5.7 Definieren Sie die Business-Case-Struktur
5.8 Entwerfen Sie das Executive Summary
5.9 Stellen Sie für das Team eine gemeinsame Dateiablage bereit
5.10 Bereiten Sie das Kick-off-Meeting gründlich vor
6 Fachliche Inhalts- und Lösungsentwicklung
7 Storyline-Finalisierung und erster Dokumententwurf
8 Kosten- und Risikokalkulation
9 Text und Grafik
9.1 Entwickeln Sie Bilder vor dem Text
9.2 Schreiben Sie Ihren Text unter Beachtung der Sieben Goldenen Stilrichtlinien
9.3 Lassen Sie alle Dokumente systematisch Korrektur lesen oder lektorieren
9.4 Achten Sie auf eine korrekte (Mikro-)Typografie
9.4.1 Die wichtigsten Typografieregeln für Angebotsschreiber
9.4.2 Andere Länder, andere (Schreib-)Sitten
9.5 Nutzen Sie eine professionelle Dokumentvorlage
9.5.1 Textgestaltung
9.5.2 Seitengestaltung (Layout)
9.6 Planen, steuern und kontrollieren Sie mögliche Übersetzungen gründlich
10 Finalisierung des Business Case
11 Der Red Team Review (finaler Dokument-Review)
12 Die Business-Case-Freigabe
13 Die Angebotsfinalisierung (Drucken, Binden, Lochen, Ordner, PDF-Erstellung, Verpackung usw.)
13.1 Schlussformatierung und elektronische Produktion
13.2 Die physische Produktion
14 Die Angebotsabgabe
15 Nach der Abgabe
15.1 Halten Sie sich bereit für Nachforderungen und Klärungen
15.2 Nutzen Sie die Angebotspräsentation als vertrauensbildende Maßnahme
15.3 Lassen Sie sich durch die BAFO-Runde nicht unter Druck setzen
15.4 Verhandeln Sie clever, nicht hart
16 Die Pflege der Kundenbeziehung und das Lobbying während des Angebotsprozesses
17 Partnermanagement
18 Logistik
19 Das effiziente Management des Angebotsprozesses
20 Lessons Learnt: Verbessern Sie sich systematisch
21 Party Time!
Teil IV: Die Entwicklung einer überzeugenden Story (Storyline-Methodik™)
1 Die Kunden- und Bedürfnisanalyse
2 Die Entwicklung von Kernbotschaften
3 Die Aufbau eines Message Trees
4 Die Entwicklung von überzeugendem Angebotsinhalt
4.1 Entwickeln Sie Bilder VOR dem Text
4.2 Grundregeln für die Textentwicklung: zwei Grundsätze, Sieben Goldene Stilrichtlinien und ein paar Tricks
4.2.2 Grundsatz 1: Nutzen Sie von Anfang an die Sprache des Kunden
4.2.3 Grundsatz 2: Der Nutzen steht im Zentrum
4.2.4 Sieben Goldene Stilrichtlinien
4.2.5 Bleiben Sie positiv!
4.2.6 Ghosting
4.2.7 Wiederholen Sie Ihre Botschaften: Steter Tropfen höhlt den Stein
Teil V: Die typischen Elemente des Angebotsdokuments
1 Der Begleitbrief
2 Das Executive Summary
3 Vision, Ziele und Anforderungen des Kunden: Wir haben verstanden!
4 Lösungsbeschreibung (»Unser Angebot«)
5 Erfahrung und Fähigkeiten
6 Kommerzielle oder kaufmännische Angaben
7 Über den Anbieter
8 Nächste Schritte
9.1 Referenzen
9.2 Lebensläufe
9.3 Verzeichnisse
Teil VI: Ausschreibungsarten und die Konsequenzen für das Bid Management
1 Der Beauty Contest
2 Tabellenausschreibungen
3 Spontanangebote
4 Öffentliche Ausschreibungen
5 Grant Writing
6 Konzessionsbewerbungen und Lizenzapplikationen
Teil VII: Dies und Das
1 Lokale Unterschiede
2 Branchenunterschiede
4 Bid Management Controlling
5 APMP (Association of Proposal Management Professionals)
6 Angebote von KMUs und mittelständischen Unternehmen
7 Wissensmanagement und Informationsbeschaffung
8 Bidding unter Zeitdruck
9 Textbausteine (Boilerplate)
10 Sizzle
Anhang
Anhang B: Das APMP-Zertifizierungsprogramm
Anhang C: Literaturempfehlungen
Anhang D: Musterdokumente
D.2 Deckblatt
D.3 Executive Summary
D.4 Absagebrief (No-Bid)
D.5 Antrag auf Fristverlängerung (nicht-öffentlicher Auftraggeber)
D.6 Muster Risikoanalyse
Anhang E: Checklisten
E.1 Checkliste Ausschreibungs- bzw. Anfrageanalyse (Das Heilige Dutzend)
E.2 Checkliste Qualifizierung (Sechs Magische Fragen)
E.3 Checkliste Kick-off-Vorbereitung
E.4 Checkliste Angebotsplanung
E.5 Checkliste Dokumentfinalisierung
E.6 Checkliste Produktion
E.7 Checkliste Vor der Abgabe
E.8 Sieben Goldene Stilrichtlinien
Anhang F: Online-Tools und andere Links